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Financial Management Officer – 美國國務院財務官訓練

by DiploNomad
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美國外交人員的訓練使採取逐步進行的方式,基本上,通過考試、天長地久的背景查核、適性委員會、被通知受訓後,(這一長串的過程,平均等候期是一年半,如果是外國出生的,就更久了),會依據你考進來的專業(美國外交官分為Generalist和Specialsit,每個人都會有基本八周訓練,尤其是Specialist會有其領域的培訓,多為4-8周不等,另外,依據你被分配到的國家危險程度,會有1-2天的人身安全課程,或者是1周的安全訓練。這些Specialist的專業課程,配偶都有資格排候補名單,有的領域會有特殊的要求。 本篇介紹 Financial Management Officer 財務官的訓練。

  • 簽證/領事官: 八周課程,必須已經有onward assignment,就是你知道你一年後要去哪裡了,而你要去的地方有簽證/領事相關的職缺。
  • 人事官: 四周課程,沒有其他限制。
  • 總務官: 八周課程,沒有限制,但是相當搶手,需要有點運氣。
  • 財務官: 八周課程,需要通過履歷檢視(標準大概是有財經背景即可),但是聽說全球不到五個配偶受過全程的訓練。

當然,除了這些課堂的課程,美國外交學院也有相當完善的線上培訓課程,除了官員、當地雇員外,配偶也是可以申請這些線上課程,有的線上課程是與工作/職務相關的,也有許多商業課程的內容,例如許多公司都有購買的peoplesoft培訓課程,最多也最完備的,當然就是語言課程,有語言資格規定的,都會有分配6個月-1年不等的語言培訓,另外也有需多線上課程,如Rosetta Stone。總而言之,美國國務院的培訓很完備,有機會的話,要多多利用。

財務官培訓課程 (Financial Management Overseas, FMO)

在進入財務官培訓課程的內容前,我們先了解報考財務官的資格為何? 大學學歷及四年以上的相關工作經驗,以及修過24個財金學分(12個必須是會計領域,另外12個可以是財務、金融、經濟等相關領域),如果已經有CPA (美國會計師執照)就不受24個學分的限制了。所以,財務官有基本的會計和財金概念,不一定是該領域的專家,我想這是因為,不管你的會計學得有多好,政府會計是一個又精又小的領域,乾脆讓美國政府自己來教你吧!

八周的培訓課程分成八個模組,有的上完課還有小考,通過了才算完成課程: 

I. FMO 基礎一

介紹財務官在國務院體系中所扮演的腳色,重要的法規細則,常用的網路資源。課程中也包括一個有趣的東西,VIP visit,財務官要如何規劃和執行重量級人物的到訪,當然有多少VIP到訪要看每個地方,例如北京,可能財政部長後腳剛離開,副總統前腳就落地了,還是個五星上將的到訪,都會讓大使館人仰馬翻,一個訪團有一堆人,每個人的錢可能是由不同的部門和專案所支付的,如果沒有事先規劃,可能就像船過水無痕,不知道到那裏去收集發票報帳了。課堂中一個很有趣的例子,當然在北京奧運會的時候,為了怕旅館一房難求,但是有一點錯估數字,超過二百的房間有兩晚是空著的,這也只能當開銷,報了…

II. 撥款法案 (Appropriation Law)

美國憲法規定,所有的錢都只有國會撥款後方可動用。所以這堂課從美國獨立開國和英國對抗講起,中間也講述政府機構如何執行撥款(用錢),才帶入很多人沒有遵守就鋃鐺入獄…這堂課是從財務的角度來看美國歷史、看美國的司法制度和三權分立。我們都學過成文法和不成文法,台灣是大陸法系,也就是成文法,所以很多法律是硬梆梆的改都改不掉,只能用施行細則來找到出路,美國則不然,不成文法帶來了彈性,也帶給我們學習者和使用者痛苦,因為只要一個案例就可以翻盤,或是國會的新法令,就完全不同了,當然不到朝令夕改,但是如果沒有常常與時俱進,可能會讓自己陷入違法的困境。講到政府怎麼用錢,才了解甚麼是一個有制度的政府,當然你也可用另一個角度來看,就是管很多。最有趣的例子就是買瓶裝水和食物。可以用政府的錢來買瓶裝水嗎? 不行,除非符合三個例外之一,基本上就是當地水質經過政府認可的機構檢驗建議是不可直接飲用的;沒錯,這個寫在撥款法案裡,這是法律。食物,開會可以提供午餐/點心嗎? 看情況,有六種flow charts讓你去比照,讓你知道你的研討會提供午餐/點心是合法還是非法的;這也寫在法律裡。

III. 政府會計 (Government Accounting)

講會計,當然也免不了講述錢從哪裡來,所以有許多部分與撥款法案重複,但是Fiscal Data,財政資料,大概是政府會計中最可怕的一部分,落落長的數字,要怎麼解讀。基本上,Fiscal Data 是14位數+10位數,還有其他的各個單位的資訊,別小看了這24個數字,裡面可是包含了大量的資訊,預算是給誰的,是哪個機構轉來的,那幾年的預算,單位下哪個部門的,哪個使領館的,甚麼用途的,還有細項。好家在,Officer是不需要創造這些落落長的數字,只需要了解怎麼去看這些數字,怎麼挑錯和改正,還記得在課程中的演練,大家都快昏倒了…。政府會計課程中,唯一和一般會計掛上鉤的,大概就是Accrual basis 應計會計,政府不用Cash basis。話又說回來了,在學校教這個東西,確實也是沒用,誰知道誰會進政府工作,沒在政府工作,這個工就白做了。

IV. 收據與擔保 Vouching and Certifying

這個是財務官訓練的重頭戲,一張沒有經過Certifying officer的收據,是無法在美國政府請款的;然而這也是財務官的壓力所在,如果收據造假、資訊錯誤導致美國政府的損失,財務官是有個人義務的;也正因為如此,美國政府也會替財務官或相關人員支付五成的個人責任保險,年約150美金。基本上除了財務官可以當Certifying officer,其他美國政府的外交人員經過訓練和通過考試後,同樣有資格的;然而當地雇員則須視該國政府的清廉程度而定,一些貪腐嚴重的國家裡,當地雇員是說甚麼也不能當Certifying officer的;而當地雇員可以簽字的收據則有一定金額的限制,不同於美國外交人員是無上限的。

V. 預算 Budgeting

“知己知彼,百戰百勝”了解國務院和國會之間的預算程序,才可以替自己的館處爭取到最多的資源。這堂課有趣的地方是Front Office Report,怎麼跟老闆報告和回復老闆的問題。大使很忙、不一定知道每一個辦公室負責的細項,如何在跟大使報告的時候切中要點,並且充分準備,這是很現實也很實際的情況,每一個財務官一定會面臨跟大使報告的時候,如何讓大使對你留下深刻的(好)印象,就是這十五分鐘了。另一個有趣的地方,這門課會帶我們到各個部門參觀,了解該部門實際運作的狀況,剛好我們去國務院總部的時候,南非前總統曼德拉逝世,本來在非洲司的會議室臨時改到餐廳上課;在DS上課的時候,或許安全官就是這麼不苟言笑,就連報告都是在PowerPoint上一字不改的逐字念,最後還不忘告訴你,不准問問題!!!而簽證官的辦公室,開場白就是,我們不向大家想像中的有錢,不要天天想來簽證部門挖錢!

VI. 出納管理 Supervising Cashier

凡是有現金的地方,就容易有問題,不管是銀行還是政府單位,都是一樣的。而出納的問題,沒有文化和地域的界線,只要人有金錢的急需,不管是巴黎、雷克雅為克、還是Ouagadougou都會發生。課程中我們學習出納每日平帳,真是可佩的工作,在場的每個人都覺得要對出納膜拜,他們實在是非常偉大來做這份工作;但是這也透露出一個問題,當一個基層員工的責任和義務都這麼大,怎麼留得住好員工,而又怎麼去管理。

VII. FMO 基礎二

這個星期的課程主要是涵蓋一些無法分類卻很重要的主題以及複習前七周已經學過的。最有趣的是American allowance和緊急撤退(K-fund)。當駐外外交人員有各式各樣的補助,(讓許多台灣外交人員心升羨慕),因為項目繁多,我將另闢專章介紹;而緊急撤退則是駐在國突然有威脅外交人員人生安全之虞而有的特殊項目,緊急撤退最常見的當然就是駐在國爆發內戰,或是有戰爭的威脅,最近的一次的緊急撤退就是南蘇丹的軍事政變;然而緊急撤退的原因五花八門,不限於落後或是已開發地區,在過去二十年內,美國外交國就因為日本輻射問題而安排撤退,全中國外加香港、台灣、馬來西亞也都在爆發SARS疫情時撤退,僅限必要人員留守。

不管你對美國的印象是好是壞,你同不同意美國的外交政策,或者美國人聰明還是很蠢,這堂課讓我很佩服這個國家的兩個地方: 融會貫通。法律和現實都會改變,保持彈性,不要死記,了解怎麼去詮釋法律和立法含意才是最重要的;不論有多少人可以做到,但是這個概念是這八周的課所不斷強調的,考試全部都是open book, open computer的,不怕你查你看,就怕你不知道去哪裡查,重點是知道去哪裡找答案,而不是背答案。另一個則是與亞洲文化相反的,當出事的時候,永遠都是承辦人的錯,上面的大老闆們都像沒事佬,美國國會制定的ADA(Anti-Deefficiency Act)法案,(基本上就是預算用超過了,又沒得補救的話)原本就是針對美國總統,因ADA被定罪的永遠都是檢察官可以找到最上層的高官,底下的人則是從輕懲處,ADA有多可怕,一旦定罪,就是兩年的聯邦監獄,沒得討價還價,也沒得延期的,史上有尼克森和柯林頓兩位總統,差一點因ADA被定罪。當檢察官發現找不到上層的大咖時,就會用其他的法律來起訴當事人了!

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